KURUMSAL İLETİŞİM POLİTİKA VE STRATEJİLERİMİZ
1.AMAÇ: Hastanemizde kurumsal iletişim faaliyetlerinin kurum amaç ve hedefleri doğrultusunda etkin şekilde yürütülmesinin sağlanmasıdır.
2.TANIM: Kurumsal İletişim; kurum amaç ve hedeflerine ulaşması, işleyişini sağlaması için gereken üretim ve yönetim süreci içinde, bir yandan kurumu oluşturan bölüm ve öğeler arasında eşgüdümü, bilgi akışını, motivasyonu, bütünleşmeyi, değerlendirmeyi, eğitimi, karar almayı ve denetimi diğer yandan ise dış hedef kitleyle etkileşimi sağlayarak kurumun itibarını yönetmek adına belli kurallar içinde gerçekleşen iletişim sürecidir.
3.HEDEF KİTLE
Sağlık tesisisimizde kurumsal iletişimde hedef kitle olarak;
- Kurumda çalışanlar
- Hasta/hasta yakınları,
- Dış tedarikçiler
- Kamu kurum ve kuruluşları
- Özel kurum ve kuruluşlar belirlenmiştir.
3.KURUMSAL İLETİŞİM POLİTİKA VE STRATEJİLERİ
Katılımcı bir yönetim için bize göre en önemli destek faktörü iletişimdir. Kurum içerisinde ve dışarısında temasta olduğumuzpaydaşlarımızla;dürüst,şeffaf,etik,anlaşılabilir,sürdürülebilirvehesapverilebilirlikilkelerinedayanarakdüzenli ve çift yönlü bilgi alışverişinde bulunmaya özengösteririz.
Kurumumuzun vizyonunu, misyonunu, değerlerini, politikalarını ve stratejilerini öncelikle çalışanlarımıza, sonra ilgili sosyal paydaşlarımıza sunarız. Vizyonumuzun içselleştirilmesine yönelik faaliyetleri destekleriz. Ayrıca, kurumumuzun misyonunun, kurum kültürünün ve değerlerinin; çalışanlarımızın günlük yaşamları içinde “iş yapma, karar alma, uygulama ve değerlendirme” süreçlerinde etkin olmasını hedefleriz.
Tüm sosyal paydaşlarımızı göz önüne alarak; bilginin açıklık ve güven prensibine dayalı, doğru olarak paylaşılmasını isteriz.Çalışanlarımızıniletişimihtiyaçlarınıvebeklentilerinitemelalarak;içiletişimstratejimizivepolitikalarımızıplanlar,bu doğrultudailetişimkanallarınıgeliştiririz.
Kurummisyonunu,vizyonunu,değerleriniveamaçlarınıanlamasınısağlamaküzere çalışanlarımızı bilgilendirerek, süreçlere katılımını sağlarız. Çalışanlarımızın kurumsal değerlerimizi benimseyerek, kurum kültürünü yaygınlaştırmalarına olanak sağlayacak iletişim ortamları oluştururuz. Çalışanlarımızın kişisel gelişimine katkı sağlayacakbilgiakışınıveüretilenbilgininkoordinasyonunusağlarız.Çalışanlarımızınbilgiyekolayulaşabilmesiiçingüncel teknolojiyi sürekli izler ve iletişim etkinliğimizi geliştirecek her türlü önlemi alırız. İşbirliği yaptığımız kuruluşlarla karşılıklı güven, saygı ve açıklığa dayalı sürdürülebilir bir ilişki kurarız. Olası işbirliklerinin belirlenmesini kolaylaştıracak yaygı n ilişki ağlarıoluştururuz.Hedefkitlemizinkısaveuzunvadeliiletişimgereksinimlerinibelirlervebugereksinimlerikarşılarız.Hedef kitlemizin geribildirimlerine hızlı ve etkili bir biçimde yanıt veririz. Hedef kitlemizin ürün ve hizmetlerimizi sorumluluk bilinci içinde kullanmaları yönünde tavsiyedebulunuruz.
5.KURUM İÇİ HEDEF KİTLEYE YÖNELİK İLETİŞİM KURALLARI
1. Merkezimizi oluşturan bölüm ve öğeler arasında bilgi ve karar akışı;
Hastanemiz organizasyon yapısında da belirtildiği üzere her bir bölüm bir sorumlusu ve bu bölümlerin bağlı olduğu yöneticiler bulunmaktadır. Bölümler arası HBYS üzerinden veya ilgili dokümanlar üzerinden bilgi akışı sağlanmaktadır. Kararlar ise bölüm sorumluları ve bağlı olduğu yöneticiler bilgisi dahilin de yapılmaktadır.
2. Değerlendirme ve denetim fonksiyonlarında bilgi ve karar akışı;
Sağlık tesisindeki değerlendirme bilgi ve karar akışı ise; Mevzuat çerçevesinde belirli periyotlarla yapılmaktadır.
- Sağlıkta Kalite Standartları değerlendirmesi ise; sağlık tesisimizde yılda bir kez,Sağlıkta Kalite ve Akreditasyon Daire Başkanlığı tarafından yılda bir kez değerlendirilmektedir.Değerlendirme sonuçları Sağlıkta Kalite ve AkreditasyoAn Daire Başkanlığı Web sayfasında sağlık tesislerine Web tabanı üzerinden bildirilmektedir.
- Merkezimiz de toplantılar (kurullar, komisyonlar vb.) mevzuatın ve ilgili prosedürlerin öngördüğü biçimde yapılır. Kurul komite ve ekipler için toplantı planı hazırlanarak duyurulur. Ayrıca rutin toplantılar için toplantı yapılmadan 2 gün önce duyurulur. Toplantılarda alınan ve merkezimizin tümünü ilgilendiren kararlar uygun iletişim araçları ile duyurulur.
- Acil Durum Kodları: Merkezimizde fiziksel ve sözel saldırı, cinsel taciz için Beyaz kod 1111; Kardiyopulmoner Arrest (Kalp ve solunum durması) için Mavi Kod 2222 ;bebek veya çocuk hastanın kaçırılma girişiminin olması durumunda pembe kod 3333 ;yangın ve patlama vs acil durumlarda 4444a uygulamaları bulunmaktadır. Kurum sabit telefonlarından gerekli numara tuşlanınca kod sistemi aktif hale gelmektedir. Her bir acil durum kodu için prosedür mevcut olup ayrıntılı bilgiler ilgili prosedürde bulunmaktadır.
3. Eğitim ve bilgilendirme faaliyetlerinde iletişim;
Sağlık tesisimiz eğitim planlarını ve plan dışı eğitimleri (sms, intranet yoluyla, personellerle ilgili panolara asarak, yazılı tebliğ vb) çalışanlara bilgilendirme yapılmaktadır.
4.Motivasyonun artırılması ve kurumsal kimliğin sahiplenilmesine yönelik faaliyetlerde iletişim;
- İşin ve İş görenin Eşlenmesi: Çalışanının kişisel özelliklerini görevin gerekleri ile eşleyebildiği ölçüde çalışanlar işi daha iyi yapması sağlanmalıdır. Sağlık tesisindeki tüm çalışanlar iş analizine göre ve kadro unvanlarına göre çalıştırılmaktadır. Görev alanı dışında çalıştırılmamaya özen gösterilmektedir.
- Görevin Netleştirilmesi: Görev tanımları rehberimizde tüm meslek grupları için görev tanımlamaları yapılmıştır. Web sitesinden ve doküman yönetimi üzerinden rehbere ulaşılabilir.
- Olumlu Geribildirim Verilmesi: Çalışanlar iyi işler yaptıklarında, yöneticilerin bunu kendilerine bildirmeleri, Personele takdir cümlelerin söylenmesi,
- Maddi Olmayan Ödül Sisteminin Kişiselleştirilmesi: Kişiye ait teşekkür, takdir, başarı belgelerinin verilmesi veya verdirilmesi, Hasta/hasta yakınları tarafından bildirilen teşekkür yazıları başhekim tarafından teşekkür yazıları yazılarak kendilerine iletilir
- Engellerin Kaldırılması: Personelin işini yaparken rahat olmasının sağlanması (Güvenliğin sağlanması, Özel Yaşama Saygılı Olunması, Kararlara Katılma Olanakları Sağlanması, Adaletli ve Sürekli Bir Disiplin Sistemin oluşturulması vb)
Çalışanların rahat çalışması için güvenlik tedbirleri alınmaktadır(güvenlik personellerinin bulundurulması, beyaz kod nöbet sistemi, risk analiz ve önlemleri alınmaktadır.)
Özel yaşama saygılı olunması konusunda personeller desteklenmektedir. Düğün, Ölüm,inanç yapısı vb konularında yönetim çalışanların yanında ve sevinç ve üzüntüleri paylaşılmaktadır.(Düğünlerde çiçek gönderilmekte,Ölüm olaylarında başsağlığı dilenmekte,inanç yapılarında rahat ibadet etmeleri ve inançlarını yaşamaları konusunda çalışmalar yapılmaktadır.
5.Kurumsal kimliğin sahiplenmesi;
Kurum kültürü, ‘işlerin nasıl yürüdüğünün’ bir göstergesidir. Kurum kültürü, bir kuruluşun, bölümün, takımın ortak değerleri, sembolleri, inanışları ve davranışlarıdır.
Bu itibarla, Kurum kültürünü oluşturulması ve sahiplenmesi için;
- ‘Biz’ duygusunun desteklenmesi,
- Bir aidiyet duygusunun oluşturulması,
- Kurum içerisinde güçlü bir beraberliğin oluşturulması,
- Kurum içerisinde kişiler arasındaki mesafenin en aza indirilmesi,
- Çalışanların daha hızlı entegrasyonu,
- Duygusal bütünleşmenin desteklenmesi Konularında,
- Yemekli ve kahvaltılı toplantılar
- Spor aktiviteleri
- Önemli gün ve haftalarda kutlama organizasyonu
- Uyum eğitimleri
- Ay içerisinde yoğun çalışan ve risk alan birim çalışanlarının ödüllendirilmesi
6.KURUM DIŞI HEDEF KİTLEYE YÖNELİK İLETİŞİM KURALLARI
1.Yazışmalar/Raporlar
Hastanemizdeki yazışmalar, “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak EBYS üzerinden yapılır ve bu sistem üzerinden kayıt altına alınır. Mevzuatın zorunlu kıldığı veya ilgili yöneticilerce gerekli görülen raporlar web sayfasında ilan edilir.
2.İlanPanoları
Düzenlenen spor müsabakaları, özel gün ve geceler, konserler, diğer sosyal aktiviteler ile diğer kurumlardan kurumun hedef kitlesine duyurulması için gönderilen duyuru ve afişler ilan panolarına asılarak duyurulabilir. Sendikalar tarafından yapılmak istenen duyurular, sendikalara tahsis edilmiş ilan panoları vasıtasıyla yapılır. İlan panolarına asılacak duyuru, afiş vb. dokümanlar “Destek ve Kalite Hizmetleri Müdürlüğü” onayı ile asılabilir. İlan panolarının kontrolü, panonun bulunduğu yere göre, ilgili birim sorumluları ve güvenlik elemanları tarafından yapılır. Kontroller sırasında, izinsiz olarak asıldığı tespit edilen duyuru, afiş vb. dokümanlar hakkında Destek ve Kalite Hizmetleri Müdürlüğü’ne bilgi verilir ve izinsiz doküman panodan sökülür. Panolara ilişkin diğer hususlarda ilgili prosedürlere göre yapılır.
3.Toplantılar
Toplantılar(komiteler,komisyonlar,rutinvb.)mevzuatınveilgiliprosedürlerinöngördüğüşekliyleyapılır.Toplantıyapılmadan önce toplantı planı hazırlanır. Toplantılar SMS-E-MAİL, ilan panoları veya resmi yazıyla ilgililere duyurulur. Toplantılarda alınan ve hastanenin tümünü ilgilendiren kararlar uygun iletişim araçları ileduyurulur.
4.Görüş–ÖneriKutuları
Kurumda bulunan görüş ve öneri kutuları aracılığı ile çalışan, hasta ve hasta yakınları ilgili formları doldurarak görüşlerini beyan edebilirler. Hasta hakları birimi tarafından bu formlar toplanarak değerlendirilir ve geri bildirimde bulunulur.
5.Elektronikİletişim
Personel Bilgi Sistemi, Belge Bilgi Sistemi, Performans Bilgi Sistemi, Arıza Takip Sistemi, Hasta bakım Hizmetleri Sistemi, Hastane Bilgi Yönetim Sistemi, Taşınır Kayıt Yönetim Sistemi, Bütçe Yönetim Sistemi, Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi, Elektronik Kamu Alımları Platformu, Tek Düzen Muhasebe sistemi (TDMS), Genel Bütçe Muhasebe sistemi (MYS), Sağlık- NET vb. sistemler ilgililerce kullanılmaktadır. Birimler, altyapının elverdiği ölçüde ve işin mahiyetine göre elektronik iletişim yöntemlerini kullanabilirler. Birimler, işin mahiyetinin uygun olması halinde, çeşitli konulardaki başvuruları elektronik ortamda kabul edebilirler. Elektronik ortamdaki başvurulara yine elektronik ortamda cevap verilebilir. Personele veya öğrencilere bilgilendirme amaçlı olarak toplu SMS atılabilir.
6.E-mail İşlemleri
Personellerimiz kendileri tarafından verilen e-posta adresi ile bilgilendirilir.
HBYS Aracılığı ile İletişim
Tetkik ve medikal raporlar hastanemizde kullanılan HBYS otomasyon sistemi aracılığı ile ilgili kullanıcılar tarafından görüntülenmekte ve çıktı alınabilmektedir. Ayrıca HBYS otomasyon aracılığı ile duyurularda yapılabilmektedir.
7.Hastanemizde WebSitesi
Web sitesi aracılığı ile çalışanlara, hasta ve hasta yakınlarına gerekli bilgi ve duyurular ulaştırılmaktadır. Web sayfası Kamu Kurumları İnternet Siteleri Standartları ve Önerileri Rehberi’ne uygun olarak hazırlanan bir CMS uygulamasıdır. Web sitesi aracılığı ile hastalarımız randevu alabilir, güncel bilgileri ve hasta eğitimlerini takip edebilir ve görüşlerini iletebilirler. Ayrıca satın alma ve ihale bilgileri de web sitesi aracılığı ile tedarikçilere duyurulmaktadır. Personelimiz için yine online anket ve bildirimler, görüş öneriler, yıllık planlar, iç ve dış kaynaklı dokümanlar, duyurular yer almaktadır. Hangi duyuruların ve ya bilgilerin web sayfasında yayınlanacağına ilgili birim yöneticisinin talebi doğrultusunda Başhekim ya da yetkilendirdiği kişi karar verir.
8.Çağrı Cihazı ve Anonslar
-AcilDurumKodları:Hastanemiz,fizikselvesözelsaldırı,cinseltaciziçin“Beyazkod1111”;Kardiyo-pulmonerArrest (Kalp ve solunum durması) için “Mavi Kod 2222”, bebek ya da çocuk kaçırma riski ve/veya eyleminin söz konusu olduğu durumlarda müdahale edilmesi amacıyla “Pembe Kod 3333”oluşturulan acil uyarı kodlarıbulunmaktadır.
-Deprem,Yangınvb.DurumAnonsları:Deprem,Yangınvb.acildurumlardapersonelinyönlendirilmesi,sevkveidare edilmesi için “Kırmızı Kod 4444” uygulaması bulunmaktadır. Faaliyet, Acil Durum Afet Yönetimi ve güvenlik amirlerince organizeedilir.
-Diğer Anonslar: Herhangi bir nedenle görev yerinde bulunmayan ve acil ulaşılması gereken kişilerle irtibat kurabilmek amacıyla ilgili birim tarafından santrale iletilen anons talimatıdır. Hastane sabit telefonlarından gerekli numaralar tuşlanınca kod sistemi aktif hale gelmektedir. Her bir acil durum kodu için prosedür mevcut olup ayrıntılı bilgiler ilgili prosedürde bulunmaktadır.